- 新增一個工作表
- 工作表重新命名
- 輸入”客戶資料表(1)查詢”工作表之相關資料
- 使用VLOOKUP函數來建立查詢資料功能
- 調整欄寬大小
- 為工作表設定字型大小
- 為工作表加入背景顏色與框線
- 為工作表設定文字對齊方式
- 測試資料查詢的功能與版面
- 為資料查詢加入驗證資料功能
- 儲存並關閉Google試算表檔案
以下，便開始我們的教學說明。
1. 新增一個工作表
我們假定您已按上回的網路教學，建立了一個名為”客戶資料表”的Google文件試算表檔案。若您還沒有建立，煩請您先閱讀與實際操作上回的範例教學。
此次我們需要新增一個工作表。新增此工作表之目的是為了建立一個資料查詢的頁面，以便透過VLOOKUP資料查詢函數為”客戶資料表(1)”的工作表進行查詢的動作。
若要新增工作表，請在Google文件試算表工作表畫面之右下方，按下《＋》號按鈕。
此時，Google文件試算表便會在工作表畫面之左下方出現一個名為”工作表2”的新工作表頁籤。即完成了新增工作表之動作。
2. 工作表重新命名
為便於工作表之管理，因此，我們需要為”工作表2”重新命名。
比如，此範例中的工作表，我們會將其命名為”客戶資料表(1)查詢”。
請您在該工作表畫面的底部，點選《工作表2》頁籤之《上拉式功能表》，並選擇《重新命名》選項。
此時，會出現《將工作表重新命名為：》之對話視窗，請您在該對話視窗之欄位中輸入”客戶資料表(1)查詢”，並按下《確定》按鈕。
3. 輸入”客戶資料表(1)查詢”工作表之相關資料
為了建立一個資料查詢之頁面，因此，我們需要在”客戶資料表(1)查詢”工作表之中，依序輸入相關的資料查詢欄位文字。如下圖所示：
4. 使用VLOOKUP函數來建立查詢資料功能
在此範例之中，我們希望讓使用者輸入客戶編號之後，便能直接查詢顯示客戶姓名、部門名稱、公司名稱、擔任職稱、聯絡地址與聯絡電話。
因此，當”客戶資料表(1)查詢”中的資料查詢欄位文字輸入完畢之後，我們將透過VLOOKUP函數來建立查詢資料之功能。
就Google文件官方說明文件中對VLOOKUP的說明，我們以紅字標明如下(資料來源：Google文件官方說明資料)：
函式: VLOOKUP
垂直搜尋並參照其右側的儲存格。 如果陣列的第一欄含有特定值，則將值傳回到由索引命名之特定陣列欄的相同行。 搜尋準則是要在陣列的第一欄中搜尋的確切值。 陣列是至少必須包括兩欄的參照。 索引是陣列中的欄號，其中包含要傳回的值。 第一欄的號碼是 1。 排序順序 (選用) 指出陣列中的第一欄是否按照遞增順序排序。以上是VLOOKUP的文字說明，我們為了讓大家能更清楚地知道VLOOKUP函數如何應用，因此將其操作步驟描述如下：
首先，請您在B3儲存格上輸入如下圖紅色箭號所指的函數命令。
這裡有一點要提醒Google文件試算表的入門學習者。在任何試算表函數命令的開頭一定要有”＝”等於符號，藉以告知系統此函數命令並非僅是單純的文字、數字資料，而是需要系統執行處理的程式。
在VLOOKUP函數命令括號裡頭的B1(即指引到下圖綠框淺綠底色之B1儲存格)為”搜尋準則”參數。簡單地說，就是讓使用者所要查詢的客戶編號能夠傳到VLOOKUP函數之中。
輸入後，請您在=VLOOKUP(B1之後，輸入一個半型逗號以接續進行”陣列”參數的設定。亦即 =VLOOKUP(B1, 。
所謂”陣列”參數是指，當使用者輸入客戶編號後，告知系統所要查詢資料的大範圍。
在這個範例之中，所要查詢資料的大範圍，即為上回我們已輸入完畢的”客戶資料表(1)”。因此，請將指標移往”客戶資料表(1)”的工作表頁籤，並點選該工作表頁籤。(如下圖紅框處所示)
出現”客戶資料表(1)”工作表後，請選取該工作表中A2至G9之內容。此時VLOOKUP函數會變成 =VLOOKUP(B1, ‘客戶資料表(1)’!A2:G9 。
為何要選取A2至G9呢？因為我們需要給予系統一個查詢資料的大範圍，因此，我們選取了該工作表中不包括欄位名稱的所有資料儲存格。
然後，請您再切回”客戶資料表(1)查詢”之工作表頁籤。
切回之後，請完成VLOOKUP的其他參數設定，此時VLOOKUP函數會變成 =VLOOKUP(B1, ‘客戶資料表(1)’!A2:G9,2,0) 。
其中”索引”參數的２是指在”客戶資料表(1)”的A2至G9中，”客戶姓名”欄位是排第二順位。而最後面”排序順序”參數的０則指查詢出來的資料不用遞增排序。
接下來，我們試著在”客戶編號”的輸入欄位之中，輸入cn001。成功了！”客戶姓名”欄位此時會自動出現對應到的”王大明”之客戶姓名。
由於，我們需要將這個VLOOKUP函數分別置入其餘的欄位之中(包括公司名稱、部門名稱、擔任職稱、聯絡地址與聯絡電話)。為了節省時間之故，因此，我們將即有的 =VLOOKUP(B1, ‘客戶資料表(1)’!A2:G9,2,0) 這整段文字複製起來。
然後，貼到其他欄位之中進行修改。
比如，”公司名稱”之資料是在客戶資料表(1)中，排第三順位，因此只需把原有的”索引”參數２改成３即可。改完會變成 =VLOOKUP(B1, ‘客戶資料表(1)’!A2:G9,3,0) 。
之後，請依此累推完成其他欄位的置入工作。
5. 調整欄寬大小
當所有資料輸入完畢後，由於各欄位資料文字的長短不一，為了讓版面更好看，我們需要調整欄寬大小。
很可惜地是，Google試算表目前尚未支援《自動調整欄寬》功能，所以我們只好用手動的方式來為每一個欄位調整欄寬。
請您將滑鼠指標移往每一個欄位的標頭之間，此時會出現一個左右相反方向的箭號指標。
請您按著滑鼠左鍵不要放並往左右拖曳至適切的欄寬。
6. 為工作表設定字型大小
此時，我們為了頁面醒目之需，所以要為工作表中的”客戶編號”兩欄位加大字型
請您選擇該工作表中的A1與B1儲存格（即客戶編號名稱與輸入欄位）。
並請在《主功能列》中點選下圖紅框處之按紐，並選擇您所要的字型大小。
7. 為工作表加入背景顏色與框線
我們為了美觀之需，所以要為工作表中的欄位標題加入背景顏色與框線。
請您選擇該資料表的範圍。並請在《主功能列》中點選下圖紅框處之按紐，並選擇您所要的框線形式
框線形式設定好後，請在《主功能列》中點選下圖紅框處之按紐，並選擇您所要的背景顏色。
背景顏色填滿後，由於紅色背景與黑色文字感覺並不突出。因此需要更改文字顏色為白色。
請在《主功能列》中點選下圖紅框處之按紐，並選擇您所要的字型顏色。
設定好後，會如同下圖所示。
8. 為工作表設定文字對齊方式
由於，聯絡電話欄位與其他欄位不同，文字為靠右對齊。因此，要將欄位全設為靠左對齋。
請選擇該範圍的儲存格，並請在《主功能列》中點選下圖黃框處之按紐，選擇您所要的文字對齊方式。
9. 測試資料查詢的功能與版面
全部完成後，我們再試著查詢其他客戶編號（如下圖所示）。是否是很簡單也很美觀呢！
10. 為資料查詢加入驗證資料功能
不過，為了防止使用者輸入錯誤的客戶編號開頭英文字CN。因此我們需要在客戶編號的輸入欄位之中，加入驗證資料功能。
請選取B1儲存格(即客戶編號的輸入欄位)，並按下滑鼠右鍵。當出現《彈出式功能表》時，請選擇《驗證資料》選項。
當出現《驗證資料》視窗後，請依序設定為下列選項。並按下《儲存》按鈕。
設定完成後，每當使用者將滑鼠指標移往”客戶編號”之輸入欄位時，便會出現”請您輸入客戶編號，開頭包含CN”字樣。
假若輸入錯誤。
則此輸入文字會自動消失。並告知”請您輸入客戶編號，開頭包含CN”字樣。
11. 儲存並關閉Google試算表檔案
當上述動作皆完畢後，請您務必點選《主選單》的《檔案》下拉式功能表，並選擇《儲存並關閉》選項。以便進行儲存與關閉該Google試算表檔案之動作。
Google試算表很簡單吧！接下來，換您試試看囉！
